.png&w=3840&q=75)
Tối 22/09/2026, Datapot tổ chức webinar “Tự động hóa chứng từ tài chính với Power Automate” với phần chia sẻ của ThS. Đỗ Nhật Trường - Trưởng bộ môn Power Apps và Power Automate tại Datapot. Trong hai giờ, người tham dự theo dõi cách kết nối các bước tiếp nhận, trích xuất dữ liệu, kiểm tra, đối soát và cập nhật trạng thái thành một flow end-to-end có quy tắc, điểm kiểm soát và khả năng truy xuất.
Tự động hóa hiệu quả bắt đầu từ việc chọn đúng quy trình
Mở đầu chương trình, diễn giả nhấn mạnh rằng không phải công việc nào cũng nên tự động hóa. Những tác vụ phù hợp thường lặp lại nhiều, có logic xử lý rõ ràng và tiêu tốn thời gian; còn trường hợp thiếu dữ liệu, có sai lệch hoặc rủi ro vẫn cần được chuyển đúng người xác nhận. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả mà vẫn kiểm soát được toàn bộ vòng đời chứng từ.
- Lặp lại theo một trình tự tương đối ổn định: cùng nhóm thao tác được thực hiện hằng ngày hoặc theo từng đợt chứng từ.
- Có quy tắc kiểm tra rõ ràng: chẳng hạn kiểm tra trường bắt buộc, đối chiếu nhà cung cấp, tổng tiền hoặc mã PO.
- Dễ phát sinh sai sót khi làm thủ công: đặc biệt ở các bước nhập lại dữ liệu, sao chép file, cập nhật trạng thái và theo dõi phê duyệt.
- Cần lưu vết: file gốc, kết quả đối soát, người xử lý và lịch sử thao tác phải được tập trung để thuận tiện kiểm tra, truy xuất.
Power Automate và AI Builder trong quy trình chứng từ
Tiếp theo, diễn giả giới thiệu Power Automate như công cụ điều phối quy trình giữa các ứng dụng và nguồn dữ liệu. Flow có thể được kích hoạt khi email mới đến hoặc khi file được thêm vào SharePoint, sau đó thực hiện các hành động, áp dụng điều kiện và chuyển dữ liệu tới hệ thống liên quan. AI Builder bổ sung khả năng đọc, trích xuất thông tin từ hóa đơn PDF trước khi dữ liệu được kiểm tra và đối soát.
Một điểm quan trọng được làm rõ tại webinar: OCR chỉ là bước đầu. Giá trị của tự động hóa nằm ở việc dữ liệu sau trích xuất tiếp tục được kiểm tra theo quy tắc, phân loại trường hợp chuẩn và ngoại lệ, cập nhật trạng thái, gửi cảnh báo đúng người và lưu lại lịch sử xử lý.
Demo end-to-end: Từ hóa đơn PDF đến kết quả đối soát
Ở phần demo trọng tâm, người tham dự theo dõi toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn VAT và đối soát PO, từ lúc file được tiếp nhận đến khi hồ sơ được phân loại, cập nhật trạng thái và lưu trữ. Cách trình bày theo mạch end-to-end giúp người xem hiểu sự liên kết giữa các bước thay vì chỉ quan sát từng tính năng riêng lẻ.
- Tiếp nhận chứng từ: flow được kích hoạt khi hóa đơn PDF được gửi đến email hoặc thư mục SharePoint.
- Trích xuất dữ liệu: AI Builder đọc các trường quan trọng như số hóa đơn, nhà cung cấp, tổng tiền và mã PO.
- Kiểm tra thông tin bắt buộc: dữ liệu thiếu, file trùng hoặc kết quả OCR có độ tin cậy thấp được nhận diện để chuyển sang nhánh phù hợp.
- Đối soát theo quy tắc: thông tin trên hóa đơn được so sánh với dữ liệu mua hàng nhằm xác định trường hợp khớp hoặc sai lệch.
- Xử lý ngoại lệ: các tình huống lệch giá, lệch số lượng, sai thông tin hoặc thiếu PO được chuyển đến người phụ trách thay vì tiếp tục tự động một cách thiếu kiểm soát.
- Lưu trữ và truy xuất: file gốc, kết quả đối soát, trạng thái và lịch sử xử lý được lưu lại để hỗ trợ theo dõi và kiểm tra sau này.
Qua demo, người xem thấy rõ sự khác biệt giữa số hóa một thao tác và thiết kế một workflow hoàn chỉnh: Power Automate xử lý các bước có quy tắc, còn con người tham gia tại những điểm cần đánh giá hoặc xác nhận. Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng một PoC cụ thể, đo lường hiệu quả rồi mở rộng sang các loại chứng từ hoặc quy trình khác.
Những điểm nhấn từ chương trình
- Không tự động hóa theo từng thao tác rời rạc: cần nhìn toàn bộ vòng đời chứng từ để xác định đầu vào, quy tắc, người chịu trách nhiệm và đầu ra.
- Không dừng ở OCR: dữ liệu được trích xuất chỉ thực sự tạo giá trị khi tiếp tục được kiểm tra, đối soát và đưa vào một luồng xử lý rõ ràng.
- Không loại bỏ hoàn toàn con người: human-in-the-loop giúp kiểm soát các trường hợp ngoại lệ, dữ liệu thiếu hoặc tình huống có rủi ro.
- Không cần bắt đầu bằng code phức tạp: người làm nghiệp vụ có thể tiếp cận Power Automate từ chính logic quy trình đang thực hiện hằng ngày.
- Không mở rộng khi chưa kiểm chứng: một use case đủ cụ thể giúp đội ngũ đánh giá tính khả thi, thời gian tiết kiệm và khả năng nhân rộng.
Từ một flow mẫu đến khả năng cải tiến quy trình thực tế
Khép lại webinar, diễn giả trao đổi với người tham dự về cách chọn quy trình đầu tiên, xác định điểm cần phê duyệt và mở rộng flow sau khi kiểm chứng hiệu quả. Các câu hỏi tập trung vào dữ liệu đầu vào, điều kiện đối soát và xử lý ngoại lệ, cho thấy nhu cầu lớn đối với những giải pháp tự động hóa có thể áp dụng trực tiếp vào công việc.
Nhận tài liệu chuyên môn từ webinar
Nếu bạn muốn xem lại các nội dung về cách lựa chọn quy trình phù hợp, thiết kế bước kiểm tra - đối soát và xử lý ngoại lệ, bạn có thể tải về Slide tài liệu chuyên môn do diễn giả chia sẻ trong webinar 22/09.
Ngoài ra, Datapot tổng hợp và gửi bạn bộ flow mẫu Power Apps & Power Automate, gồm các mẫu tham khảo từ Microsoft, cộng đồng PnP và Solution Gallery, giúp bạn có thêm ý tưởng để tùy chỉnh và áp dụng vào quy trình thực tế.
Bộ tài nguyên này sẽ giúp bạn hệ thống lại kiến thức sau webinar, rút ngắn thời gian bắt đầu và từng bước xây dựng flow có quy tắc, điểm kiểm soát và khả năng tái sử dụng cho nhiều bài toán khác nhau.
Học tiếp sau Webinar cùng Datapot
Nếu bạn muốn đi xa hơn sau webinar này, Datapot có lộ trình BOPA - Optimize Business Process using Power Apps, Power Automate & Power BI dành cho cá nhân và doanh nghiệp muốn xây dựng năng lực ứng dụng Power Platform một cách bài bản.
Khóa học phù hợp với người muốn không chỉ “xem hiểu” mà còn tự tay xây app, xây flow, xử lý dữ liệu và phát triển một sản phẩm có thể áp dụng vào công việc thực tế. Lộ trình này hướng tới việc giúp học viên hiểu công cụ, làm được bài tập thực hành và từng bước ứng dụng vào các bài toán vận hành tại doanh nghiệp.
Điểm nổi bật của khóa học BOPA
- Học theo lộ trình bài bản với Power Apps, Power Automate và Power BI trong cùng một chương trình
- Tập trung vào khả năng ứng dụng thực tế thay vì chỉ học lý thuyết
- Phù hợp cho người đi làm muốn tối ưu quy trình hoặc doanh nghiệp muốn nâng cao năng lực nội bộ
- Có định hướng giúp học viên từng bước xây dựng sản phẩm ứng dụng vào công việc
Video tham khảo từ YouTube Datapot
Bạn có thể tham khảo video “14 ứng dụng thực tế của Power Apps & Power Automate giúp tự động hóa quy trình” trên kênh YouTube Datapot để hình dung rõ hơn các tình huống ứng dụng thực tế của Power Platform trong công việc. Video này tổng hợp nhiều bài toán gần với bối cảnh doanh nghiệp và là nội dung phù hợp để nuôi dưỡng nhu cầu học tiếp sau webinar.
Nếu bạn muốn xây nền tảng bài bản hơn để tự triển khai Power Apps, Power Automate và mở rộng sang Power BI trong công việc, bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để đội ngũ Datapot tư vấn lộ trình học BOPA phù hợp với mục tiêu cá nhân hoặc doanh nghiệp.
Kết nối thêm với chúng mình
Fanpage
Cộng đồng Data, AI và Tự động hóa 200,000+ thành viên
- Data Analytics and Business Intelligence Vietnam
- Bớt việc cùng AI
- Luyện thi chứng chỉ Microsoft (PL300, DP900, DP080, PL900,…)
- DATAPOT ALUMNI
Youtube
Zalo
- Data, AI & Tự động hoá cho Doanh nghiệp bứt phá
- [DATAPOT] Power BI Hub
- [DATAPOT] Power Platform Hub
- Cộng đồng Data, AI và tự động hóa
- [DATAPOT] Phân tích dữ liệu Performance Ads
Chúc bạn luôn thành công trong công việc và cuộc sống!